Retención de IRPF en facturas de reformas: cuándo aplica y cómo se calcula

Un cliente que es empresa te pide la factura de la reforma del local y te suelta la pregunta: «¿Lleva retención?». Si dudas, no eres el único. La retención de IRPF es uno de los puntos que más confusión genera entre autónomos de reformas, porque depende de dos cosas a la vez: de quién te paga y de cómo tributas tú. Aquí tienes las reglas con carácter general, ejemplos con números y los errores que más se repiten. Para tu caso concreto, confírmalo siempre con tu gestoría.

Qué es la retención de IRPF en una factura

La retención es un adelanto de tu impuesto sobre la renta que no ingresas tú, sino quien te paga. Cuando corresponde, el cliente te descuenta un porcentaje de la base de la factura, te paga el resto y entrega ese porcentaje a Hacienda en tu nombre. En tu declaración de la renta ese dinero ya cuenta como pagado.

Por eso la retención no es un descuento ni un gasto: es tu propio impuesto, cobrado por adelantado y por otra vía. Lo que cambia es tu caja a corto plazo, no lo que acabas pagando en el año.

Primera regla: depende de quién te paga

Solo retienen quienes tienen obligación de hacerlo. Con carácter general:

• Un particular que reforma su vivienda no retiene. Le facturas base más IVA y te paga el total, tributes como tributes.
• Una empresa, otro autónomo que te contrata dentro de su actividad, una comunidad de propietarios o una administración pública sí están obligados a retener cuando tu actividad está sujeta a retención.

Esto explica por qué el mismo trabajo, la misma factura y el mismo autónomo pueden llevar retención un mes y no llevarla al siguiente: lo que ha cambiado es el cliente.

Segunda regla: depende de cómo tributas

Aquí está el matiz que más se pasa por alto en reformas. Tener un cliente empresa no basta: la retención solo aparece si tu actividad está dentro de los casos que la normativa prevé.

• Actividad empresarial en estimación directa. Es una situación muy habitual entre los autónomos de reformas: albañilería, fontanería, electricidad, pintura, carpintería, instalaciones. Dado de alta en un epígrafe empresarial y tributando por tus ingresos y gastos reales, tus facturas no llevan retención de IRPF, aunque el cliente sea una empresa.
• Actividad empresarial en módulos (estimación objetiva). Los epígrafes de albañilería y pequeños trabajos de construcción, instalaciones, fontanería, carpintería, pintura, revestimientos y similares son de los que sí llevan retención cuando tributan por módulos: un 1 % sobre la base, siempre que el pagador sea una empresa, un profesional, una comunidad de propietarios o la Administración. A un particular, sin retención.
• Actividad profesional. Arquitectos, aparejadores, ingenieros y otros técnicos dados de alta en un epígrafe profesional, que hacen proyectos o dirección facultativa por cuenta propia, tributan como profesionales. Sus facturas a empresas, autónomos o comunidades llevan, con carácter general, una retención del 15 %. Durante el año de alta y los dos siguientes es del 7 %, siempre que no hayan ejercido una actividad profesional el año anterior y lo comuniquen por escrito al cliente.
• Sociedad limitada. Si facturas desde una SL, tus facturas de obra no llevan retención de IRPF: la sociedad tributa por el impuesto de sociedades.

Si en tu empresa conviven varias actividades, por ejemplo haces la obra y además el proyecto, cada factura sigue la regla de la actividad que corresponde. Tu gestoría sabe en qué epígrafes estás dado de alta; pregúntalo antes de emitir la primera factura a una empresa.

Cómo se calcula: siempre sobre la base, nunca sobre el IVA

La retención se aplica a la base imponible, es decir, al importe de tu trabajo antes de impuestos. El IVA se calcula aparte y no entra en el cálculo. La factura queda así:

• Base imponible: el importe de la obra.
• IVA: el tipo que corresponda a la obra, sumado a la base.
• Retención de IRPF: el porcentaje que toque, restado de la base.
• Total a pagar: base más IVA menos retención.

Dos ejemplos prácticos, con supuestos ilustrativos y el IVA general al 21 %.

Ejemplo 1. Autónomo en módulos que reforma un local para una empresa:

• Base imponible: 8.000 €.
• IVA 21 %: 1.680 €.
• Retención IRPF 1 %: 80 €.
• Total a pagar: 9.600 €.

La empresa te transfiere 9.600 € e ingresa 80 € en Hacienda a tu nombre. El IVA lo declaras según tu régimen de IVA; en módulos suele ser el simplificado, así que confírmalo con tu gestoría.

Ejemplo 2. Aparejadora que dirige la obra para una promotora, en su primer año de actividad y con el tipo reducido comunicado:

• Base imponible: 1.200 €.
• IVA 21 %: 252 €.
• Retención IRPF 7 %: 84 €.
• Total a pagar: 1.368 €.

Si no hubiera comunicado el tipo reducido, la retención sería del 15 %, 180 €, y el total a pagar 1.272 €.

Un apunte para quien trabaja como subcontrata: en obras entre empresarios hay casos en los que la factura va sin IVA por inversión del sujeto pasivo. Eso afecta solo al IVA. La regla de la retención de IRPF no cambia: se aplica igual sobre la base si tu actividad y tu cliente lo exigen.

Qué pasa con el dinero retenido

El cliente ingresa las retenciones en Hacienda en su declaración de retenciones, trimestral en la mayoría de los casos, y, a principios del año siguiente, presenta un resumen anual donde aparece tu nombre y lo que te ha retenido. Tú puedes comprobarlo en tus datos fiscales antes de hacer la renta.

Para ti, las retenciones soportadas se descuentan de lo que te toca pagar: en los pagos fraccionados del trimestre, cuando procede, y en la declaración anual. Si te han retenido más de lo que te corresponde pagar, Hacienda te devuelve la diferencia. Guarda cada factura con su retención y pide al cliente el certificado de retenciones si no lo recibes solo.

Cómo reflejarla en la factura

La retención se muestra en una línea propia, con su porcentaje, y nunca mezclada con descuentos ni con el IVA. Una factura con retención bien hecha incluye:

• Tus datos y los del cliente, con NIF de ambos: el cliente los necesita para declarar la retención.
• Base imponible, IVA desglosado y retención de IRPF con el porcentaje aplicado.
• Total de la factura y total a pagar, que son dos cifras distintas cuando hay retención.
• Si aplicas el 7 % de nuevo profesional, la comunicación escrita al cliente conviene tenerla guardada junto a la factura.

Si usas plantillas, prepara una con retención y otra sin ella, y elige según el cliente. Es la forma más sencilla de no olvidarla ni ponerla donde no toca.

Errores frecuentes

• Aplicar retención a un particular. No retienen; si se la pones, cobras de menos y nadie ingresa ese dinero por ti.
• Calcularla sobre el total con IVA. La base de la retención es la base imponible.
• Dar por hecho que toda factura a empresa lleva retención. En estimación directa, con actividad empresarial, no la lleva.
• No avisar al cliente de que tributas por módulos. Si no lo sabe, no retendrá el 1 % y la responsabilidad del ingreso es suya, pero el lío de rectificar facturas os lo lleváis los dos.
• Tratar la retención como un gasto. No lo es: se descuenta de tu impuesto y, si sobra, te la devuelven.
• Olvidar que tú también puedes ser retenedor. Si contratas a un subcontratista que tributa por módulos, o a un técnico profesional para el proyecto, la retención la tienes que practicar tú, ingresarla en Hacienda cada trimestre y presentar el resumen anual. Es una obligación tuya, no del que cobra.

Lista rápida antes de emitir la factura

• ¿Quién paga? Particular: sin retención. Empresa, autónomo, comunidad de propietarios o administración: sigue.
• ¿Cómo tributo? Estimación directa empresarial o SL: sin retención. Módulos en epígrafe de construcción: 1 %. Actividad profesional: 15 %, o 7 % si estoy en los tres primeros años, no ejercía el año anterior y lo he comunicado.
• ¿Sobre qué importe? Sobre la base imponible, nunca sobre el IVA.
• ¿Se ve en la factura? Línea propia con porcentaje, total de la factura y total a pagar.
• ¿Dudas? Gestoría antes de emitirla, no después de cobrarla.

Del presupuesto a la factura sin sorpresas

La retención de IRPF no cambia lo que ganas en una obra; cambia cuándo y por dónde pagas tu impuesto. Lo que sí hace daño es equivocarse al aplicarla: facturas rectificativas, cobros de menos y discusiones con un cliente empresa que puede volver a contratarte.

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